آشنایی با محیط اصلی نرم افزار Microsoft Excel (نسخه 2016)

در این کلید آموزشی قصد داریم که با محیط اصلی نرم افزار Microsoft Excel نسخه 2016 آشنا شویم.

هنگامی که نرم افزار Microsoft Excel را اجرا می کنیم، ابتدا صفحه زیر نمایش داده می شود (صفحه Start Screen) :

در این صفحه (صفحه Start Screen)، فهرستی از قالب ها (Template) نمایش داده می شود که با انتخاب یکی از آنها، می توانید یک کتاب کار جدید (New Workbook) ایجاد کنید و با درج اطلاعات خود در آن، سپس آن را به صورت یک فایل (File) جدید با فرمت دلخواه، در کامپیوتر خود ذخیره نمایید (چگونگی ذخیره کردن به صورت فایل را در آینده شرح خواهیم داد).

علاوه بر این، در بخش دارای عنوان Recent در این صفحه، فهرستی از فایل هایی که اخیرا آنها را با نرم افزار Microsoft Excel باز کرده اید، نمایش داده می شود تا در صورت لزوم، یکی از آنها را برای باز شدن انتخاب کنید.

همچنین یک گزینه با عنوان Open Other Workbooks وجود دارد که با استفاده از آن می توانید یک فایل که در کامپیوتر شما وجود دارد را باز کنید.

اکنون ما قصد داریم که یک کتاب کار جدید (New Workbook) ایجاد نماییم، برای این منظور، قالب های (Template) مختلفی وجود دارد، اما اولین آنها که دارای عنوان Blank workbook می باشد را انتخاب می کنیم، زیرا یک کتاب کار (Workbook) کاملا خالی و فاقد هرگونه اطلاعات است و به عنوان کتاب کار (Workbook) اولیه و پیش فرض به کار می رود :

با کلیک بر روی گزینه Blank workbook ، محیط اصلی نرم افزار Microsoft Excel نمایش داده می شود :

دقت شود که اگرچه یک کتاب کار جدید (New Workbook) ایجاد کرده ایم و وارد محیط اصلی نرم افزار Microsoft Excel شده ایم، اما تا زمانی که این کتاب کار جدید (New Workbook) را به صورت یک فایل جدید (New File) در کامپیوتر خود ذخیره نکرده باشیم، با بستن نرم افزار Microsoft Excel ، کلیه اطلاعاتی که در این کتاب کار جدید (New Workbook) قرار داده ایم، از دست خواهد رفت. حتی بعد از ذخیره کردن (Save کردن) به صورت فایل نیز باید بعد از اعمال تغییرات، هر بار تغییرات اعمال شده را ذخیره (Save) کنیم (در کلیدهای آموزشی آینده، در مورد ذخیره کردن به صورت فایل و همچنین ذخیره تغییرات، صحبت خواهیم کرد).

پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Excel دارای بخش های مختلفی است که در ادامه، تعدادی از بخش های مهم آن را شرح می دهیم :

1- نوار (Ribbon) :

نوار (Ribbon) در بالای پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Excel قرار گرفته است و حاوی تمامی دستورهایی (Command) می باشد که برای کار با نرم افزار، به آنها نیاز دارید :

نوار (Ribbon) دارای چندین باریکه (Tab) است :

هر باریکه (Tab)، شامل چندین گروه (Group) از دستورات (Command) می باشد.

با کلیک بر روی عنوان هر باریکه (Tab)، دستورات (Command) مربوط به آن باریکه (Tab) نمایش داده می شوند :

2- گروه دستورات (Command Group) :

همان طور که شرح دادیم، در نوار (Ribbon)، تعدادی باریکه (Tab) داریم که باریکه ها (Tab) هر کدام شامل تعدادی دستور (Command) می باشند، اما این دستورات (Command) در باریکه ها (Tab) به صورت گروه بندی شده قرار گرفته اند و هر گروه دستورات (Command Group) شامل تعدادی دستور (Command) که در یک زمینه خاص کاربرد دارند، می باشد :

نام هر گروه دستورات (Command Group) در زیر آن نوشته می شود. به عنوان مثال، یک گروه دستورات (Command Group) با نام Font داریم که برای تغییر ویژگی های مربوط به فونت (Font) متن ها به کار می رود :

گروه های دستورات (Command Group) با تعدادی خط های عمودی از یکدیگر جدا شده اند :

همچنین در قسمت پایین سمت راست گروه های دستورات (Command Group)، یک علامت به شکل پیکان (Arrow) وجود دارد که اگر بر روی آن کلیک کنید، دستورات (Command) بیشتری برای آن گروه دستورات (Command Group) نمایش داده می شود :

به عنوان مثال، اگر بر روی علامت پیکان (Arrow) مربوط به گروه دستور Font کلیک کنیم، پنجره زیر باز می شود :

3- نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) :

همان طور که قبلا ذکر کردیم، دستورات (Command) کار با نرم افزار Microsoft Excel ، در باریکه های (Tab) موجود در نوار (Ribbon) قرار دارند و مسلما برای دسترسی به آنها باید از یک باریکه (Tab) به باریکه (Tab) دیگر برویم. اما برای راحتی بیشتر، تعدادی از دستورات (Command) پر استفاده در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) قرار گرفته اند تا جدا از اینکه در کدام باریکه (Tab) هستیم، همیشه به این دستورات (Command) پر استفاده، دسترسی سریع داشته باشیم (همیشه در جلوی چشم ما قرار دارند) :

نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) به صورت پیش فرض دارای دستورات ذخیره کردن (Save)، خنثی کردن (Undo) و دوباره انجام دادن (Redo) می باشد، اما در صورت نیاز می توان آنها را تغییر داد و دستورات (Command) دیگری را به آنها اضافه نمود.

4- بخش نمایش محتوای کتاب کار (Workbook) :

در عکس زیر، بخش مربوط به نمایش محتوای کتاب کار (Workbook) مشخص شده است که در آن می توانیم اطلاعات مورد نظرمان برای کتاب کار (Workbook) را نوشته و ویرایش نماییم :

به عنوان مثال، در شکل بالا، اطلاعاتی را در کتاب کار (Workbook) نوشته ایم. باید در سلول های (Cell) مورد نظرمان از جدول (Table) نمایش داده شده، کلیک نموده و سپس با استفاده از کیبورد، متن خود را تایپ کنیم (نوشتن عدد یا متن در سلول های جدول) :

می توانید حروف الفبای (Letter) مربوط به ستون ها (Column) را در بالای این بخش مشاهده نمایید :

و شماره (Number) مربوط به ردیف ها (Row) در سمت چپ این بخش نمایش داده می شود :

فهرست صفحه های (Sheet) موجود در این کتاب کار (Workbook)، در پایین این بخش نمایش داده می شود که می توانید هر یک از آنها را انتخاب نموده و اطلاعات آنها را مشاهده و ویرایش نمایید (همچنین گزینه ای برای افزودن صفحه (Sheet) جدید در آن وجود دارد) :

5- جعبه نام (Name Box) :

در بخش جعبه نام (Name Box)، می توانیم نام (یا موقعیت) مربوط به یک سلول (Cell) انتخاب شده را مشاهده نماییم :

یعنی وقتی در یک سلول (Cell) کلیک می کنیم، نام (یا موقعیت) آن در بخش جعبه نام (Name Box) نمایش داده می شود :

مثلا چون در شکل بالا، سلول (Cell) مربوط به ستون E و ردیف شماره 2 انتخاب شده است، عبارت E2 را در بخش جعبه نام (Name Box) مشاهده می کنیم.

6- نوار فرمول (Formula Bar) :

در بخش نوار فرمول (Formula Bar)، می توانیم اطلاعات (Data)، فرمول (Formula) یا تابع (Function) مورد نظرمان برای یک سلول (Cell) خاص را وارد کرده یا ویرایش نماییم :

با کلیک موس در هر سلول (Cell)، مقدار آن در نوار فرمول (Formula Bar) نمایش داده می شود تا بتوانید آن را ویرایش کنید (می توانید نام (یا موقعیت) سلول را هم در بخش جعبه نام (Name Box) ببینید) :

7- نوار نورد (Scroll Bar) :

هنگامی که همه محتویات کتاب کار (Workbook) در پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Excel قابل نمایش نباشد (به دلیل کم بودن عرض یا ارتفاع پنجره)، با بالا و پایین بردن و یا به چپ و راست بردن نوارهای نورد (Scroll Bar) که در کنار (سمت راست و پایین) بخش نمایش محتویات کتاب کار (Workbook) قرار گرفته، می توانیم بخش های مختلف محتویات کتاب کار (Workbook) را ببینیم :

در شکل بالا، دو نوار نورد (Scroll Bar) به صورت افقی و عمودی قابل مشاهده است (چون بخش نمایش اطلاعات، هم از عرض و هم از ارتفاع پنجره نرم افزار Microsoft Excel بزرگتر بوده است).

8- شیوه های مختلف نمایش کتاب کار (Workbook View Options) :

در بخش شیوه های مختلف نمایش کتاب کار (Workbook View Options)، می توانید تعیین کنید که کتاب کار (Workbook) به چه صورت نمایش داده شود :

در این بخش، سه حالت Normal view و Page Layout view و Page Break view برای انتخاب وجود دارد (به صورت پیش فرض، حالت Normal view انتخاب شده است).

حالت Normal view ، همین حالت پیش فرض است که مشاهده می کنید.

حالت Page Layout view ، کتاب کار (Workbook) را به صورتی به شما نمایش می دهد که اگر از آن پرینت (Print) بگیرید، خروجی به همان شکل خواهد بود (در این حالت، می توانید header و footer نیز به آن اضافه نمایید).

حالت Page Break view ، به شما این امکان را می دهد که محل شکست های صفحه (page break) را تغییر دهید. این امکان، زمانی مفید خواهد بود که بخواهید اطلاعات زیادی را پرینت (Print) بگیرید.

9- کنترل بزرگنمایی (Zoom Control) :

در گوشه پایین سمت راست پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Excel ، بخش کنترل بزرگنمایی (Zoom Control) وجود دارد که میزان بزرگنمایی (Zoom) را به صورت یک عدد بر حسب درصد، نمایش می دهد و در حالت عادی، برابر 100 درصد می باشد :

برای تغییر آن، می توانید از کنترل کننده کنار آن و یا دو علامت + و - در دو طرف کنترل کننده، استفاده کنید. می توانید کنترل کننده را با موس گرفته و به سمت چپ یا راست ببرید تا میزان بزرگنمایی (Zoom) تغییر کند یا اینکه بر روی علامت های + و - کلیک نمایید.

10- به من بگو (Tell Me) :

در بخش به من بگو (Tell Me)، شما می توانید برای یک دستور (Command) خاص از نرم افزار Microsoft Excel جستجو کنید :

این مورد برای زمانی مناسب است که نام یک دستور (Command) را می دانیم، اما فراموش کرده ایم که آن دستور (Command) در کدام باریکه (Tab) قرار گرفته است.

11- حساب کاربری مایکروسافت (Microsoft Account) :

چنانچه دارای یک حساب کاربری مایکروسافت (Microsoft Account) باشید، می توانید اطلاعات آن را در این بخش از نرم افزار Microsoft Excel وارد کنید تا بتوانید از برخی خدمات اضافی نرم افزار که مرتبط با حساب کاربری مایکروسافت (Microsoft Account) است، استفاده نمایید :