آشنایی با محیط اصلی نرم افزار Microsoft Word (نسخه 2016)

در این کلید آموزشی قصد داریم که با محیط اصلی نرم افزار Microsoft Word نسخه 2016 آشنا شویم.

هنگامی که نرم افزار Microsoft Word را اجرا می کنیم، ابتدا صفحه زیر نمایش داده می شود (صفحه Start Screen) :

در این صفحه (صفحه Start Screen)، فهرستی از قالب ها (Template) نمایش داده می شود که با انتخاب یکی از آنها، می توانید یک سند جدید (New Document) ایجاد کنید و با درج اطلاعات خود در آن، سپس آن را به صورت یک فایل (File) جدید با فرمت دلخواه، در کامپیوتر خود ذخیره نمایید (چگونگی ذخیره کردن به صورت فایل را در آینده شرح خواهیم داد).

علاوه بر این، در بخش دارای عنوان Recent در این صفحه، فهرستی از فایل هایی که اخیرا آنها را با نرم افزار Microsoft Word باز کرده اید، نمایش داده می شود تا در صورت لزوم، یکی از آنها را برای باز شدن انتخاب کنید.

همچنین یک گزینه با عنوان Open Other Documents وجود دارد که با استفاده از آن می توانید یک فایل که در کامپیوتر شما وجود دارد را باز کنید.

اکنون ما قصد داریم که یک سند جدید (New Document) ایجاد نماییم، برای این منظور، قالب های (Template) مختلفی وجود دارد، اما اولین آنها که دارای عنوان Blank Document می باشد را انتخاب می کنیم، زیرا یک سند (Document) کاملا خالی و فاقد هرگونه اطلاعات است و به عنوان سند (Document) اولیه و پیش فرض به کار می رود :

با کلیک بر روی گزینه Blank Document ، محیط اصلی نرم افزار Microsoft Word نمایش داده می شود :

دقت شود که اگرچه یک سند جدید (New Document) ایجاد کرده ایم و وارد محیط اصلی نرم افزار Microsoft Word شده ایم، اما تا زمانی که این سند جدید (New Document) را به صورت یک فایل جدید (New File) در کامپیوتر خود ذخیره نکرده باشیم، با بستن نرم افزار Microsoft Word ، کلیه اطلاعاتی که در این سند جدید (New Document) قرار داده ایم، از دست خواهد رفت. حتی بعد از ذخیره کردن (Save کردن) به صورت فایل نیز باید بعد از اعمال تغییرات، هر بار تغییرات اعمال شده را ذخیره (Save) کنیم (در کلیدهای آموزشی آینده، در مورد ذخیره کردن به صورت فایل و همچنین ذخیره تغییرات، صحبت خواهیم کرد).

پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Word دارای بخش های مختلفی است که در ادامه، تعدادی از بخش های مهم آن را شرح می دهیم :

1- نوار (Ribbon) :

نوار (Ribbon) در بالای پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Word قرار گرفته است و حاوی تمامی دستورهایی (Command) می باشد که برای کار با نرم افزار، به آنها نیاز دارید :

نوار (Ribbon) دارای چندین باریکه (Tab) است :

هر باریکه (Tab)، شامل چندین گروه (Group) از دستورات (Command) می باشد.

با کلیک بر روی عنوان هر باریکه (Tab)، دستورات (Command) مربوط به آن باریکه (Tab) نمایش داده می شوند :

2- گروه دستورات (Command Group) :

همان طور که شرح دادیم، در نوار (Ribbon)، تعدادی باریکه (Tab) داریم که باریکه ها (Tab) هر کدام شامل تعدادی دستور (Command) می باشند، اما این دستورات (Command) در باریکه ها (Tab) به صورت گروه بندی شده قرار گرفته اند و هر گروه دستورات (Command Group) شامل تعدادی دستور (Command) که در یک زمینه خاص کاربرد دارند، می باشد :

نام هر گروه دستورات (Command Group) در زیر آن نوشته می شود. به عنوان مثال، یک گروه دستورات (Command Group) با نام Font داریم که برای تغییر ویژگی های مربوط به فونت (Font) متن ها به کار می رود :

گروه های دستورات (Command Group) با تعدادی خط های عمودی از یکدیگر جدا شده اند :

همچنین در قسمت پایین سمت راست گروه های دستورات (Command Group)، یک علامت به شکل پیکان (Arrow) وجود دارد که اگر بر روی آن کلیک کنید، دستورات (Command) بیشتری برای آن گروه دستورات (Command Group) نمایش داده می شود :

به عنوان مثال، اگر بر روی علامت پیکان (Arrow) مربوط به گروه دستور Font کلیک کنیم، پنجره زیر باز می شود :

3- نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) :

همان طور که قبلا ذکر کردیم، دستورات (Command) کار با نرم افزار Microsoft Word ، در باریکه های (Tab) موجود در نوار (Ribbon) قرار دارند و مسلما برای دسترسی به آنها باید از یک باریکه (Tab) به باریکه (Tab) دیگر برویم. اما برای راحتی بیشتر، تعدادی از دستورات (Command) پر استفاده در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) قرار گرفته اند تا جدا از اینکه در کدام باریکه (Tab) هستیم، همیشه به این دستورات (Command) پر استفاده، دسترسی سریع داشته باشیم (همیشه در جلوی چشم ما قرار دارند) :

نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) به صورت پیش فرض دارای دستورات ذخیره کردن (Save)، خنثی کردن (Undo) و دوباره انجام دادن (Redo) می باشد، اما در صورت نیاز می توان آنها را تغییر داد و دستورات (Command) دیگری را به آنها اضافه نمود.

4- قاب سند (Document Pane) :

در قاب سند (Document Pane)، ما می توانیم محتویات سند (Document) را ببینیم و به ویرایش آن بپردازیم :

به عنوان مثال، در شکل بالا، متنی را در قاب سند (Document Pane) نوشته ایم. باید در قسمتی از آن، کلیک نموده و سپس با استفاده از کیبورد، متن خود را تایپ کنید، فعلا می توانید یک متن انگلیسی را تایپ کنید، زیرا برای صحیح نوشتن متن فارسی و یا ترکیب متن فارسی و انگلیسی، نکاتی وجود دارد که باید آنها را در کلیدهای آموزشی آینده بیان کنیم.

5- نوار نورد (Scroll Bar) :

قبلا گفتیم که محتویات سند (Document) در بخش قاب سند (Document Pane) نمایش داده می شود، اما اگر تعداد صفحات (Page) سند زیاد باشد، امکان نمایش همزمان همه آنها وجود ندارد و بنابراین با بالا و پایین بردن نوار نورد (Scroll Bar) که در کنار قاب سند (Document Pane) قرار گرفته، می توانیم بخش های مختلف سند (Document) را ببینیم :

6- شمارش صفحه (Page) و کلمات (Word) :

در پایین پنجره نرم افزار Microsoft Word ، بخشی وجود دارد که در آن، تعداد کلمه های (Word) تایپ شده در سند (Document) را می توانیم مشاهده کنیم :

علاوه بر این، همچنین تعداد کل صفحات (Page) و اینکه در صفحه (Page) چندم از سند (Document) هستیم نیز در این بخش، نمایش داده می شود :

7- شیوه های مختلف نمایش سند (Document Views) :

در بخش شیوه های مختلف نمایش سند (Document Views)، می توانید تعیین کنید که سند (Document) به چه صورت نمایش داده شود :

در این بخش، سه حالت Read Mode و Print Layout و Web Layout برای انتخاب وجود دارد (به صورت پیش فرض، حالت Print Layout انتخاب شده است).

حالت Print Layout ، همین حالت پیش فرض است که مشاهده می کنید و سند (Document) را به صورتی به شما نمایش می دهد که اگر از آن پرینت (Print) بگیرید، خروجی به همین شکل خواهد بود.

حالت Read Mode ، سند (Document) را به صورت تمام صفحه (Full Screen) نمایش خواهد داد.

حالت Web Layout ، نشان می دهد که اگر سند (Document) به صورت یک صفحه وب سایت (Webpage) باشد، به چه صورت خواهد بود.

8- کنترل بزرگنمایی (Zoom Control) :

در گوشه پایین سمت راست پنجره اصلی نرم افزار Microsoft Word ، بخش کنترل بزرگنمایی (Zoom Control) وجود دارد که میزان بزرگنمایی (Zoom) را به صورت یک عدد بر حسب درصد، نمایش می دهد و در حالت عادی، برابر 100 درصد می باشد :

برای تغییر آن، می توانید از کنترل کننده کنار آن و یا دو علامت + و - در دو طرف کنترل کننده، استفاده کنید. می توانید کنترل کننده را با موس گرفته و به سمت چپ یا راست ببرید تا میزان بزرگنمایی (Zoom) تغییر کند یا اینکه بر روی علامت های + و - کلیک نمایید.

9- به من بگو (Tell Me) :

در بخش به من بگو (Tell Me)، شما می توانید برای یک دستور (Command) خاص از نرم افزار Microsoft Word جستجو کنید :

این مورد برای زمانی مناسب است که نام یک دستور (Command) را می دانیم، اما فراموش کرده ایم که آن دستور (Command) در کدام باریکه (Tab) قرار گرفته است.

10- حساب کاربری مایکروسافت (Microsoft Account) :

چنانچه دارای یک حساب کاربری مایکروسافت (Microsoft Account) باشید، می توانید اطلاعات آن را در این بخش از نرم افزار Microsoft Word وارد کنید تا بتوانید از برخی خدمات اضافی نرم افزار که مرتبط با حساب کاربری مایکروسافت (Microsoft Account) است، استفاده نمایید :

11- راهنمای محتوا (Navigation) :

شما با استفاده از بخش راهنمای محتوا (Navigation)، می توانید دسترسی سریع به قسمت های مهم و همچنین صفحات (Page) مختلف سند (Document) داشته باشید و حتی در محتوای سند (Document)، جستجو کنید :

در صورتی که دوست ندارید بخش راهنمای محتوا (Navigation) نمایش داده شود، می توانید بر روی علامت بستن در بالای آن کلیک نمایید :

بنابراین بخش راهنمای محتوا (Navigation)، دیگر نمایش داده نمی شود (فضای بیشتری برای نمایش خود محتوای سند (Document) وجود خواهد داشت) :