7 روش برای اینکه هوشمندانه تر کار کنید، نه سخت تر

تلاش مهم است، اما اینکه بدانیم کجا باید تلاش کنیم، همه تفاوت ها را به وجود می آورد.

بر روی این موضوع کار کنید که زمان خود در طول یک روز را چگونه بگذرانید. عادت هایی را در خود پرورش دهید که به شما کمک می کنند که بدانید چه چیزی مهم است و چه چیزی مهم نیست. با انضباط، برنامه ریزی و سازماندهی، سرانجام شما با بازدهی بیشتر و بدون اتلاف وقت، کار خواهید کرد.

1- استراحت کنید

اگرچه چندان به چشم نمی آید، اما داشتن یک استراحت منظم در طول روز کاری، واقعا بازده شما را افزایش می دهد.

همچنین برای سلامت شما نیز بهتر می باشد. چه به عنوان یک فریلنسر (آزاد کار) کار کنید و چه در یک محیط اداری مشغول به کار باشید، در هر صورت، بلند شدن از سر میز و کمی قدم زدن، خستگی چشم را به حداقل می رساند و از لخته شدن خون در پاهای شما، جلوگیری خواهد کرد.

تحقیقات نشان می دهد که حتی 5 دقیقه دور بودن از کار نیز برای تازه کردن تمرکز شما کافی می باشد. وقتی که خستگی بعد از ظهر از راه می رسد، کمی استراحت کنید. حتی برای انرژی بیشتر در بعد از ظهر، قهوه را کنار بگذارید و غذاهای تقویت کننده مغز، مثل زغال اخته آبی و گردو را مصرف کنید.

2- تشریفات مذهبی را بخشی از روز خود کنید

باور کنید یا نکنید، بیشتر آنچه که ما هر روز انجام می دهیم، در حقیقت بر حسب عادت می باشد. بنابراین اگر ما بتوانیم عادت های مفید و سالمی را در خود توسعه بدهیم، آنگاه می توانیم با تلاش و رنج کمتری به سوی موفقیت، گام برداریم. اگر ما یک کار مشخص را در زمان مشخص و مکان مشخص انجام دهیم، محیط و عادت، خودشان می توانند ما را مقید به انجام آن کار کنند و ما در آنچه که قصد انجامش را داریم، کارآمدتر می شویم.

در ایام کاری، روز خود را با یک تشریفات مذهبی در صبح، شروع کنید. ایده هایی همچون صفحات صبح، مدیتیشن و ورزش را با ساعات اولیه خود ادغام کنید تا تمرکز خود را ارتقا دهید.

هر روز کاری را به همین شکل به آخر برسانید. به کار اداری خود پایان دهید. میز کار خود را از هرگونه آشفتگی، پاکسازی نمایید تا بتوانید هر روز صبح را با تازگی شروع کنید. چه در خانه کار می کنید یا در اداره، باید نقطه ای را در نظر بگیرید که با یک سری تشریفات، اعلام می کند که زمان آن رسیده که به روز کاری خود پایان دهید.

3- یک بازه زمانی ((لطفا مزاحم نشوید)) داشته باشید

بهترین بخش و بدترین بخش کار کردن در خانه این است که شما در خانه کار می کنید. کسانی که با شما زندگی می کنند، ممکن است که به محل کار شما رفت و آمد داشته باشند، تنها برای اینکه با شما گفتگو کنند یا در مورد مسائل کوچک به بحث بپردازند. اطمینان حاصل کنید که در ساعت های مشخصی، مزاحمتی برای شما به وجود نمی آید، مگر اینکه واقعا ضروری باشد. از آن زمان محافظت کنید.

برای کار کردن در اداره، قواعد مشابهی می تواند به کار رود. همکاران خود را آگاه کنید که نمی خواهید دچار مزاحمت و آشفتگی شوید.

4- ایمیل و شبکه های اجتماعی را تنها در ساعت های معینی چک کنید

خیلی آسان است که ایمیل یا شبکه های اجتماعی را چند بار در روز، چک کنید. مشکل این است که اینگونه نگاه های سریع، تمرکز شما را از بین می برند. پیام های اطلاع رسانی مربوط به دریافت ایمیل (email notifications) را خاموش کرده و آنها را در یک زمان منظم مربوط به چک کردن ایمیل، بررسی کنید، یک بار در صبح و یک بار در بعد از ظهر. همین روش را برای شبکه های اجتماعی نیز به کار ببرید. هر چیزی در همانجا باقی می ماند تا زمانی که شما برای بررسی آن آماده باشید.

5- یک لیست وظایف شامل 3 وظیفه مهم تر بسازید

اگر می خواهید که کارها انجام شوند، برنامه ریزی از قبل برای روز شما، اهمیت زیادی دارد. اما به جای ایجاد یک لیست طولانی از وظایفی که باید انجام شوند، تنها لیستی از 3 مورد مهم که باید انجام بدهید، تهیه نمایید. با محدود کردن لیست خود به 3 مورد دارای بالاترین اولویت، لیست قابل اجرا می باشد و موجب سردرگمی شما نخواهد شد.

6- یک سیستم مدیریت زمان را طراحی کرده و توسعه دهید

Filofax و Erin Condren و Franklin Covey ، همگی برنامه ریز های (بر اساس کاغذ و قلم) معروفی هستند. چیزهایی وجود دارند که باید نوشته شوند. حتی شواهد نشان می دهد که نوشتن با دست، حافظه را بهبود می بخشد. علاوه بر این، تزیین کردن محیط با برگه های روزانه شما، می تواند الهام بخش باشد.

اگر شما به نوشتن با دست خط خودتان علاقه ای ندارید، اپلیکیشن ها و وب سایت هایی مثل Trello وجود دارند که به شما کمک خواهند کرد. تابلوها و کارت ها، می توانند به قطعات کوچکتر تقسیم شوند و یا با برگه های رنگی، برچسب گذاری شوند و جزئیات می توانند به هر کارت، افزوده گردند. اینگونه امکانات، بینهایت هستند.

7- محیط کار خود را سر و سامان دهید

به صورت منظم، تلاش کنید که به پوشه های (folder) موجود در desktop یا فضای ابری (cloud-based)، سر و سامان داده شود. این مورد، به شدت در وقت شما صرفه جویی می کند. برای تمامی ایمیل های خود در Gmail یا پوشه های موجود در Outlook ، از برچسب (label) استفاده نمایید. هر چیزی را منظم کنید، تا فاقد هرگونه آشفتگی باشند. به جای آنکه به موس خود وابسته باشید، سعی کنید که از کلیدهای میانبر (shortcut keys) استفاده نمایید.

همان طور که محیط کار آنلاین خود را سازماندهی می کنید، این کار را برای محل اداره خود نیز انجام بدهید. زمانی را (مثل بعد از ظهر جمعه) به خلاص شدن از شر کاغذهای قدیمی، اختصاص دهید. رسید فایل ها و فاکتورها، در یک قفسه مخصوص فایل یا یک جعبه فایل قابل حمل قرار گیرند. داشتن یک محیط کار منظم و مرتب شده، تمرکز را ارتقا می بخشد.

برای هوشمندانه تر کار کردن، فقط این نیست که همچون لیزر، تمرکز کنید و به آخرین اپلیکیشن ها و نرم افزارها دسترسی داشته باشید. محدودیت ها و حواس پرتی های خود را شناسایی کنید و بر اساس این اطلاعات، سیستمی را توسعه دهید که برای شما کار کند. خود را مسئول بدانید. شما کارهای بیشتری انجام خواهید داد، بدون اینکه همه زمان خود را قربانی کنید.